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워크스페이스 개설

직접 워크스페이스 개설

교육용 카카오워크는 공교육 현장에 맞게 구성된 카카오워크 서비스입니다. 교육용 카카오워크에서는 학급/학교 단위로 워크스페이스를 사용할 수 있으며, 채팅, 할 일 등록, 확장 서비스 연동, 화상회의 등의 다양한 기능을 제공합니다.
워크스페이스란 교육용 카카오워크 안에 존재하는 개별적인 공간으로 그 안에서 교사와 학생들이 자유롭게 소통할 수 있습니다. 현재 교육용 카카오워크는 교육용 승인을 받은 학급/학교 단위의 워크스페이스 개설을 지원하고 있으며, 교내 원활한 소통을 위해 학급보다는 학교 단위의 워크스페이스 개설을 권장합니다.
워크 스페이스를 직접 개설한 멤버는 '슈퍼 관리자'가 됩니다.
그림. 직접 워크스페이스 개설 절차
교육용 카카오워크의 도입은 다음과 같은 절차로 진행됩니다.
구분
설명
학교 관리자로 지정된 교사가 카카오워크 앱 다운로드
학교에서 사용할 워크스페이스 생성
교육용 사용 신청 및 승인 대기
초대 링크, 이메일을 통해 카카오워크를 함께 사용할 멤버 초대
워크스페이스 로그인에 사용할 조직 ID 생성
교육용 카카오워크 권한
교육용 카카오워크의 권한은 크게 관리자사용자로 구분될 수 있으며, 관리자슈퍼 관리자관리자로 구분됩니다. 사용자 권한에는 교육용 카카오워크를 사용하는 학생과 관리 기능 없이 카카오워크 앱(애플리케이션)만을 사용할 수 있는 일반 교사가 포함됩니다.
최초 워크스페이스를 생성하면 슈퍼 관리자 권한을 획득하며, 슈퍼 관리자는 워크스페이스에 한 명만 존재합니다. 슈퍼 관리자는 관리자 지정, 워크스페이스 서비스 탈퇴, 기기 인증, 슈퍼 관리자 위임 등을 진행할 수 있습니다. 슈퍼 관리자로부터 지정된 관리자는 다른 멤버를 관리자로 추가할 수 있으며, 슈퍼 관리자가 위임한 일부 역할을 수행할 수 있습니다.
각 권한에 따라 카카오워크 관리자 서비스에서 수행할 수 있는 역할은 다음과 같습니다.
권한
대상자
역할
관리자 ▼
자세한 사용 방법은 [교육용] 카카오워크_관리자 문서를 참고
워크스페이스, 조직, 멤버 등 관리 책임자
슈퍼 관리자
워크스페이스를 최초 개설한 멤버로, 워크스페이스의 모든 권한을 관리 - 워크스페이스 멤버에게 관리자 권한 부여 가능 - 워크스페이스 별로 한 명만 존재
워크스페이스의 책임 관리 - 교육용 사용 신청 진행 - 멤버(관리자 또는 사용자) 초대 및 관리 - 관리자 권한 설정 및 변경 가능
관리자
슈퍼 관리자 또는 기존 관리자로부터 권한을 부여받은 멤버 - 워크스페이스 별로 여러 멤버 지정 가능 - 슈퍼 관리자가 별도로 지정한 관리자가 없을 경우, 존재하지 않을 수 있음 - 학교별 상황에 맞게 관리자를 설정/미설정 가능
슈퍼 관리자가 위임한 일부 역할을 수행 - 워크스페이스 멤버 초대 및 관리 - 관리자 권한 설정 및 변경 가능
사용자 ▼
관리자 권한 없이, 카카오워크만 사용하는 멤버 자세한 사용 방법은 [교육용] 카카오워크_사용자 문서를 참고
관리자 서비스에 접근 불가
사용자
학생 또는 일반 교사 - 슈퍼 관리자 또는 관리자 권한을 갖지 않은 멤버
관리 기능 없이 카카오워크 앱 사용만 가능

카카오워크 앱 설치하기

카카오워크 공식 홈페이지다운로드 메뉴에서 운영체제(OS)에 맞는 카카오워크 앱(애플리케이션)을 다운로드합니다.
주의 워크스페이스 생성 및 관리자 계정 가입은 다운로드 받은 카카오워크 앱에서만 가능합니다.
그림. 카카오워크 공식 홈페이지

새 워크스페이스 생성하기

학교 관리자로 지정된 교사는 카카오워크 앱을 다운로드 후, 새 워크스페이스를 생성해야 합니다. 워크스페이스를 생성한 멤버는 슈퍼 관리자가 됩니다.
1.
카카오워크 앱을 실행하고 카카오워크가 처음이신가요?를 클릭합니다.
그림. 새 워크스페이스 생성
2.
관리자 계정을 생성하기 위해, 관리자 계정 만들기를 클릭합니다.
그림. 관리자 계정 생성
3.
관리자 계정 가입에 필요한 약관 동의와 정보를 입력합니다.
a.
이용 약관에 체크 후, [동의하기] 버튼을 클릭합니다.
b.
가입에 필요한 정보를 입력하고, [가입하기] 버튼을 클릭합니다.
추후 교육용 카카오워크 사용 신청을 위해, 관리자 계정 생성 시 교사의 개인 이메일이 아닌 학교 이메일로 가입하시기 바랍니다.
그림. 관리자 계정 가입
4.
생성할 워크스페이스명을 입력하고 [다음] 버튼을 클릭합니다.
워크스페이스명은 60자까지 입력 가능합니다.
그림. 워크스페이스명 확인
5.
복구키 정보를 저장합니다.
워크스페이스 복구키란?
워크스페이스 복구키는 워크스페이스 생성 시 슈퍼 관리자가 발급한 30자리 암호화된 Key값입니다.
암호화된 메시지 조회 시에 주로 사용되며 외부 유출에 주의를 해야 합니다.
슈퍼 관리자가 인증받은 기기를 분실한 경우, 복구키를 통해 계정에 접근할 수 있습니다.
주의 해당 화면을 벗어나면 복구키를 다시 확인할 수 없으므로, 사전에 복구키를 스크린샷 혹은 복사하여 안전한 곳에 보관해야합니다.
복구키 분실 시 새로운 복구키를 발급해야 하며, 이전 복구키는 폐기됩니다.
그림. 복구키 보관
a.
복구키 관리 주의사항을 클릭합니다.
b.
복구키 관리 주의사항을 숙지하고 [내용을 확인했습니다.] 버튼을 클릭합니다.
c.
[복구키 스크린샷으로 저장] 버튼을 클릭하면 복구키를 이미지 파일로 저장할 수 있습니다.
6.
완성된 워크스페이스를 확인합니다.
그림. 워크스페이스 확인

교육용 사용 신청하기

기업용 카카오워크 Free 요금제를 사용하는 경우, 화상 회의 시간과 인원 등 일부 기능 사용에 제약이 있습니다. 시간 제한 없는 화상회의, 멤버당 1TB의 용량 등이 제공되는 카카오워크의 Enterprise 요금제를 무료로 사용하기 위해서는 생성한 워크스페이스에 대한 교육용 사용 승인을 받는 절차가 필요합니다.
안내
워크스페이스를 최초 생성한 슈퍼관리자는 학교/학급을 대표하여 교육용 사용 신청을 진행해야 합니다.
한 명의 슈퍼관리자가 학교 워크스페이스에 교육용 사용 승인을 받은 경우, 다른 교사들은 별도의 워크스페이스 개설을 하지 않고 초대를 받아 교육용 카카오워크를 사용할 수 있습니다.
1.
교육용 사용 신청 양식 페이지에서 신청 양식을 작성하고 제출합니다.
그림. 교육용 사용 신청 양식 설문지
2.
내부 검토 후, 영업일 기준 1-2일 이내 가입한 이메일로 승인 결과가 전달됩니다.

멤버 초대 및 등록하기

교육용 카카오워크 사용 승인이 완료되었다면, 멤버를 초대 및 등록해야 합니다. 교육용 카카오워크를 함께 사용할 학생들 혹은 동료 교사를 초대 및 등록하는 방법에는 1) 멤버에게 초대 링크를 전달하거나, 2) 슈퍼 관리자 또는 관리자가 멤버를 직접 등록하는 방법이 있습니다.

멤버 초대

학교 워크스페이스에 초대할 동료 교사나 학생들에게 초대 링크를 전달하는 방법은 다음과 같습니다.
1.
더보기 > 멤버 초대 링크에서 [초대링크 만들기]를 클릭합니다.
그림. 더보기 > 멤버 초대 링크
2.
생성된 워크스페이스의 초대 링크를 복사해 이메일, 학교 게시판, 카카오톡 단체방 등을 통해 교사와 학생들에게 전달합니다.
그림. 멤버 초대 링크 복사
3.
동료 교사 또는 학생은 다음과 같은 초대장을 받게 됩니다.
초대장을 받은 멤버들은 [계정 만들기] 버튼을 클릭하여 계정을 생성해야 합니다.
안내
학생과 일반 교사를 위한 교육용 카카오워크의 사용법은 [교육용] 카카오워크_사용자 문서를 참고하시기 바랍니다.
그림. 계정 만들기 버튼 클릭

멤버 등록

초대 링크를 통해 멤버를 초대하는 방법 외에, 슈퍼 관리자/관리자는 카카오워크 관리자 서비스(https://admin.kakaowork.com/) 사이트에 접속하여 워크스페이스에 초대할 학생 또는 동료 교사를 직접 등록할 수 있습니다. 이 경우, 멤버들은 슈퍼 관리자/관리자가 전송한 이메일 초대장을 통해 비밀번호 설정한 후 계정 등록을 완료할 수 있습니다.
멤버 개별 등록하기
1.
카카오워크 관리자 서비스 > 워크스페이스 멤버 > 멤버 관리 화면에서 [멤버 등록] 버튼을 클릭합니다.
그림. 워크스페이스 멤버 등록
2.
멤버의 정보를 작성하고 [등록] 버튼을 클릭합니다.
ID(이메일)과 이름은 필수 작성 항목입니다.
안내 멤버 등록 팝업창에서 입력한 정보를 카카오워크 앱의 프로필 창에 노출되도록 설정하려면, 카카오워크 관리자 서비스 > 워크스페이스 환경 > 프로필 정보에서 표시할 항목을 선택합니다.
그림. 멤버 정보 등록
3.
멤버를 등록하면 등록한 멤버의 ID(이메일)로 초대 이메일이 자동으로 발송됩니다.
멤버가 이메일을 확인하여 비밀번호를 설정하면 멤버 등록이 완료됩니다.
그림. 워크스페이스 초대 확인
멤버 일괄등록하기
1.
카카오워크 관리자 서비스 > 워크스페이스 멤버 > 멤버 관리 메뉴에서 [멤버 일괄등록] 버튼을 클릭합니다.
그림. 멤버 일괄등록
2.
[Excel 양식 다운로드] 버튼을 클릭하여 샘플 양식을 내려받은 후, 양식에 맞게 멤버 정보를 작성합니다.
1회 등록 시 최대 300건까지 등록할 수 있으며, 자세한 데이터 입력 방법은 도움말 문서를 참고하시기 바랍니다.
그림. Excel 양식 다운로드
3.
작성된 Excel 파일을 업로드하고 [등록] 버튼을 클릭합니다.
.xls 또는 .xlsx 확장자의 파일만 업로드할 수 있습니다.
그림. Excel 파일 업로드
4.
멤버를 등록하면 멤버의 ID(이메일 주소)로 멤버 등록 이메일이 발송됩니다.
멤버가 이메일을 확인하여 비밀번호를 설정하면 멤버 등록이 완료됩니다.
그림. 워크스페이스 초대 확인

조직 ID 생성하기

이메일 로그인 방식의 경우, 이메일 인증을 통한 인증 번호 입력 절차와 스페이스 선택 과정이 필요합니다. 간편한 로그인 방식을 사용하고 싶은 경우, 슈퍼 관리자는 워크스페이스의 바로가기 ID인 조직 ID를 생성할 수 있습니다. 조직 ID를 생성하고 공유하면, 멤버들이 이메일 인증 절차 없이 조직 ID 입력을 통해 간편하게 로그인할 수 있습니다. 조직 ID는 카카오워크 관리자 서비스 사이트가 아닌 카카오 i 계정 관리자 서비스 사이트에서 생성할 수 있습니다.
슈퍼 관리자만 접근 가능합니다.
안내 카카오워크는 이메일로 로그인하는 방식과 조직 ID를 통한 로그인 방식을 지원합니다.
조직 ID을 통한 로그인 방식의 경우, 이메일 인증을 통한 인증 번호 입력 절차가 생략됩니다.
1.
카카오워크 관리자 서비스 > 워크스페이스 멤버 > 계정/조직 연동 설정으로 이동 후, [바로가기︎] 버튼을 클릭합니다.
그림. [바로가기︎] 버튼 클릭
2.
조직 관리 > 계정 연동 설정 화면에서 [계정 연동 신청] 버튼을 클릭합니다.
그림. 계정 연동 신청 버튼 클릭
3.
정보를 입력하고 [계정 연동 신청] 버튼을 클릭합니다. 승인이 완료되면 조직 ID 사용이 가능합니다.
승인 완료는 신청 시점으로부터 영업일 기준 최대 3일 정도 소요됩니다.
그림. 계정 연동 신청
구분
필수 여부
설명
조직 이름
필수
조직의 이름
조직 ID
필수
로그인 전용 주소로 사용할 조직 ID - 영문 소문자, 숫자, 특수 기호 대시(-)만 허용
사업자 등록번호
필수
계정을 연동할 조직의 사업자 등록번호 - 교육용 워크스페이스의 경우, 숫자 0을 10개 입력(ex. 0000000000)
4.
담당자 승인이 완료되면 카카오 i 계정 관리자 서비스 > 조직 관리 > 조직 정보에서 생성된 조직 ID 정보를 확인할 수 있습니다.
멤버들에게 조직 ID 정보를 전달하면, 멤버들은 이메일 인증 절차 없이 간편하게 카카오워크 앱에 로그인할 수 있습니다.
그림. 조직 ID 확인
목차
관련 문서
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